article banner

การจัดการเอกสาร กับ Paperless Office

ระบบงานต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาหรือการทำ Office automation นั้น พัฒนามาเพื่อบริหารงานเอกสาร หลักการของการทำ Paperless Office ก็คือ การ digitiseกระดาษที่มีอยู่จัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ และให้มีการผลิตเอกสารกระดาษต่างๆให้น้อยที่สุด โดยหากต้องมี output เป็นหลักฐานการดำเนินธุรกรรม อาจส่งเอกสารกันทางเครื่อง เช่น ผ่านอีเมล์ หรือส่งออกไปยังเครื่องโทรสารของผู้รับปลายทางนอกสำนักงาน หรือแม้กระทั่งการใช้ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

แม้ว่าจะมีระบบ Office Automation แล้ว อย่างไรก็ดี ก็ยังคงมีปริมาณเอกสารไหลเวียนในองค์กรอยู่อีก และยังคงมีเอกสารที่มาจากภายนอกวิ่งเข้ามาในองค์กร ทำให้ยังคงมีเอกสารกระดาษอยู่บ้าง จึงยังคงต้องมีการบริหารเอกสารในสำนักงานอยู่ เพื่อให้เอกสารที่ต้องการ สามารถพร้อมใช้ทุกเมื่อ

เอกสารยังคงมีความสำคัญอยู่ และเนื่องจากความมีอยู่ในสำนักงาน จึงยังคงต้องจัดการ อย่างน้อยที่สุด เมื่อเนื้อที่เก็บเริ่มไม่พอ ลิ้นชักเริ่มเต็ม ชั้นวางเริ่มแน่น เราก็ต้อง "จัดการ" คัดเอกสารทิ้ง หรือเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยมีความสำคัญแล้วลงกล่องเก็บในห้องเก็บต่างหาก หากแต่วิธีการเช่นนี้ ผู้คัดเอกสารทำลาย อาจทำลายเอกสารสำคัญที่มีผลต้องเก็บตามกฏหมายหรือข้อบังคับอื่นๆได้โดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ และการค้นหาเอกสาร หากไม่แน่ใจว่าจะหาจากที่ใด อาจต้องหาจาก 2 ที่ คือชั้นเอกสารบริเวณที่ทำงาน และสถานที่เก็บกล่องเอกสาร และสำหรับเอกสารที่ยังดำเนินการอยู่ หากไม่มีการจัดการการ filing ที่ดี เมื่อเอกสารมีการเคลื่อนย้ายจากหน่วยงานหนึ่งไปอีกหน่วยงานหนึ่ง ก็อาจติดตามลำบาก ในส่วนเวลาที่สูญเสียไปกับการค้นหาเอกสารนี้ จึงทำให้เกิดการบริหารงานเอกสาร เพื่อให้พนักงานทำงานได้รวดเร็วและสะดวกสบายขึ้น

หลักการบริหารเอกสารนั้นก็คือ ต้องทราบว่าบริหารเอกสารอะไรบ้าง และลักษณะของเอกสาร เป็นเช่นไร ขั้นตอนการบริหารงานเอกสารนในเบื้องต้นจึงมักเริ่มจากการสำรวจเอกสารเพื่อให้ทราบว่ามีเอกสารอะไรในองค์กรที่ต้องจัดการ เมื่อทราบเอกสารที่ต้องบริหารและลักษณะการใช้งานแล้ว ก็กำหนดอายุเก็บของเอกสาร ซึ่งเป็นหลักการบริหารเอกสารตามความสำคัญของเอกสารซึ่งขึ้นอยู่กับอายุใช้งาน เอกสารที่เริ่มเก่าและไม่ค่อยได้ใช้ อาจมีการถ่ายโอนไปเก็บในห้องเก็บเอกสาร หรือเมื่อหมดความสำคัญแล้ว ก็อาจทำลาย เป็นต้น โดยเอกสารบางประเภทมีการทำสำเนาในวัสดุย่อส่วน เฃ่นไมโครฟิล์ม หรือจัดเก็บในสื่อที่มีความจุสูงเช่น ซีดีรอม เผื่อการเรียกใช้เอกสารที่ไม่ต้องใช้ตัวจริง เอกสารบางประเภท เมื่อสำรวจเอกสารจะพบว่ามีการสำเนาเก็บในหลายหน่วยงาน อาจเปลี่ยนนโยบายเอกสารในส่วนนี้ใหม่ให้มาเก็บในส่วนกลางเพื่อให้ใช้งานร่วมกัน เป็นต้น

จากหลักบริหารเอกสารดังกล่าว มีระบบบริหารงานเอกสารที่พัฒนาขึ้นมาในท้องตลาดหลายประเภท เช่น

เป้าหมายของการบริหารงานเอกสารก็คือ การรู้ที่อยู่ของเอกสารและสามารถเข้าถึงได้เมื่อต้องการ การจะใช้ประโยชน์จากซอฟท์แวร์บริหารงานเอกสารจึงควรให้ระบบเริ่มบันทึกเอกสารลงระบบเพื่อให้ track ได้ตั้งแต่เอกสารยัง Active อยู่และมี transaction มาก ซอฟท์แวร์ที่จัดการด้านนี้ จึงควรเป็นประเภท Workflow และเมื่อเอกสารมีการถ่ายโอนหรือทำลาย องค์กรอาจสำรองข้อมูลในระบบ imaging เผื่อเรียกดูเอกสารจากในสำนักงานได้เลย หรืออาจนำซอฟท์แวร์ประเภทนี้ จัดเก็บเอกสารที่ใช้ร่วมกันหลายหน่วยงาน เช่น ระเบียบ คำสั่ง รายงานการประชุม ประกาศ ข่าว บทความหรือเอกสารอื่นที่เป็นองค์ความรู้ขององค์กร เพื่อลดปริมาณการสำเนาเอกสารไว้ใช้ในแต่ละหน่วยงานเป็นต้น

ความจริง ระบบที่บันทึกข้อมูลเอกสารนี้ ในไทยเรามีใช้มาตั้งแต่ปี .... แล้ว ที่เราเห็นเป็นการลงทะเบียนเอกสารของทางราชการไทย ซึ่งปัจจุบัน ระเบียบการปฏิบัติงานเอกสารดังกล่าวได้มีการปรับปรุงมาเป็น "ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526" ระเบียบนี้ ก็คือ records management สาระสำคัญของระเบียบก็คือพื้นฐานการจัดการเอกสาร คือมีการลงทะเบียนเอกสารเพื่อบันทึกข้อมูลเอกสารลงระบบเพื่อจัดการ และใช้ติดตามงานระหว่างหน่วยงาน การถ่ายโอนเอกสาร และการทำลาย โดยการลงทะเบียนเอกสารนั้น ระเบียบ ให้บันทึกข้อมูลเอกสารที่อยู่ในองค์กร อันเกิดได้จาก 2 สาเหตุ คือเอกสารที่ผลิตจากหน่วยงานในองค์กรเอง (หรือหนังสือภายใน) และเอกสารที่มาจากภายนอกหน่วยงาน (หรือหนังสือภายนอก) ซึ่งโดยมาก จะมีหน่วยงานที่เป็นจุดรับและลงทะเบียนเอกสาร แต่เนื่องจากเอกสารจากภายนอก อาจเล็ดรอดไปหน่วยงานภายในได้โดยตรง เช่นเอกสาร by hand หรือ fax ระเบียบจึงให้หน่วยงานย่อยลงรับเอกสารไว้เป็นหลักฐานอีกชั้นหนึ่ง เอกสารที่ลงรับ ณ จุดนี้ จึงเป็นเอกสารที่ได้รับจากหน่วยลงรับเอกสารกลางส่วนหนึ่ง และเอกสารจากภายนอก

บริษัท Excel Link มองเห็นประโยชน์จากแนวปฏิบัติพื้นฐานของการลงรับเอกสาร ซึ่งเป็นการ capture เอกสาร ณ จุดรับเอกสารต่างๆในองค์กร เกิดเป็น Flow เอกสาร จึงได้พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาตั้งแต่ปี 2535 เป็น Windows Application ชื่อว่า INFOMA Flow และได้พัฒนาศักยภาพของระบบให้สามารถใช้ในหน่วยงานได้ในพื้นที่ๆกว้างไกลขึ้นและสะดวกขึ้น ด้วยการใช้งานผ่าน web browser ในชื่อ INFOMA WebFlow โดยระบบ Workflow ที่พัฒนาขึ้นมานี้ ใช้การรับ-ส่งเอกสารเช่นเดียวกับ e-mail จากรายละเอียดของเอกสารที่บันทึกโดยผู้รับเอกสารคนแรกในองค์กรหรือหน่วยงานผู้สร้างเอกสาร สามารถส่งเอกสารไปตามจุดที่ต้องการ ผู้รับก็สามารถตรวจสอบเอกสารเข้าที่ตะกร้างาน และ forward ต่อได้เอง ระบบการจัดการเอกสารแบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์นี้ จึงไม่จำเป็นต้องทำ System Analysis เพื่อวาง path หรือเส้นทางเดินเอกสารแบบ Workflow ของต่างประเทศ และสามารถใช้งานได้อย่างไร้ขอบเขต ไม่จำกัดแต่ในวงราชการไทยเท่านั้น

นอกจากประโยชน์ในการจัดการเอกสาร active ที่มี transaction มาก ทำให้สามารถทราบที่อยู่ของเอกสารได้ทุกเมื่อแล้ว การใช้ระบบ INFOMA ยังให้ประโยชน์สูงสุดต่อผู้ใช้ระบบ การลดขั้นตอนการลงรับเอกสารซ้ำซ้อนในระบบ manual เป็นเสมือนการ Re-engineering โดยผู้รับเอกสาร เพียงแค่กดยืนยันการรับเอกสาร ระบบก็จะทำการลงทะเบียนเอกสารให้เป็นเอกสารเข้าของหน่วยงานผู้รับนั้นๆทันทีโดยใช้ข้อมูลจากผู้รับเอกสารคนแรกในองค์กร หากหน่วยงานใดมีเอกสารที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม ก็สามารถแนบเอกสารเพิ่มแล้วส่งต่อไปพร้อมกันได้ ทั้งยังสามารถลงบันทึกงาน รายงานผลการปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนหรือสั่งการเกี่ยวกับงานนั้นๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะเห็นร่วมกันในหมู่ผู้ที่เกี่ยว ข้อง ทุกท่านจะสามารถทราบถึงขั้นตอนการดำเนินงาน และติดตามงานร่วมกันได้ทุกเมื่อ แม้เอกสารจะผ่านพ้นมือไปหลายขั้นตอนแล้ว โดยการแนบเอกสารหรือรายละเอียดที่เพิ่มเติมนี้ มีลักษณะเป็น dynamic แม้เอกสารจะผ่านหน่วยงานไปแล้ว หากมาเปิดดู ก็จะเห็นรายละเอียดที่เพิ่มเติมและเอกสารแนบเพิ่มได้ ทำให้แรงจูงใจในการทำสำเนาเอกสารเก็บที่หน่วยงานลดลง เนื่องจากสำเนาที่เก็บไว้จะไม่ update ทันทีที่ส่งเอกสารให้หน่วยงานอื่นดำเนินการต่อ ทั้งนี้ ด้วยการตระหนักถึงการบริหารเอกสารที่ไม่จำกัดสื่อที่บันทึกข้อมูลอยู่ ทำให้ผู้ใช้สามารถ scan เอกสารกระดาษเป็น digital file หรือแนบไฟล์อื่นๆได้ เช่น ไฟล์ Word, Excel หรือแม้กระทั่ง file multimedia ต่างๆ หากมีการยืมเอกสาร ระบบก็จะบันทึกรายละเอียดการยืม-คืนไว้ด้วย

ในแง่ของการปฏิบัติต่อเอกสาร หากเอกสารมีชั้นความด่วน หรือความลับ ก็จะแสดงสถานะเพื่อการปฏิบัติต่อเอกสารนั้นๆเป็นกรณีพิเศษ นอกจากนี้ ยังมีระบบควบคุมระยะเวลาการดำเนินการแล้วเสร็จ สำหรับควบคุมการทำงานต่างๆอีกด้วย การค้นหาเรื่องก็สามารถทำได้รวดเร็ว สามารถค้นหาเอกสารได้จากหลายทาง ต่างจากสมุดทะเบียนในระบบ manual ซึ่งค้นหาได้จากรายการเอกสารเข้า-ออกที่เรียงตามวันที่ เมื่อใช้ระบบ INFOMA จะสามารถค้นหาเอกสารได้จากรายละเอียดส่วนในชื่อเรื่อง ช่วงวันที่ลงรับ / วันที่ของเอกสาร ผู้รับ-ผู้ส่งเอกสาร เลขทะเบียน เลขที่เอกสาร วัตถุประสงค์การดำเนินการ (เช่น เพื่อทราบ เพื่ออนุมัติ) ความด่วน ความลับ หมวดหมู่ของเอกสารซึ่งองค์กรสามารถกำหนดได้เอง แม้กระทั่งสถานะของเอกสาร (เช่น งานระหว่างดำเนินการ งานที่ปิดแล้ว งานระหว่างตรวจสอบ ฯลฯ) และอีกมากมาย

สำหรับการจัดการเอกสารเมื่อเอกสารเสร็จสิ้นการปฏิบัติแล้ว หรือหากต้องการถ่ายโอนเอกสาร ก็สามารถใช้ประโยชน์จากอายุของเอกสารและสถานที่เก็บ ที่บันทึกไว้ได้ สำหรับเอกสารสำคัญ ผู้ใช้สามารถโอนเอกสารไปจัดเก็บกับระบบ INFOMA WebServe ซึ่งเป็นระบบบริหารงานเอกสารอีกระบบหนึ่ง เพื่อการจัดเก็บถาวร INFOMA Webserve เป็นระบบจัดเก็บและค้นคืนเอกสารที่ไม่จำกัดรูปแบบของสื่อที่บันทึกข้อมูลอยู่ คือสามารถแนบเอกสารที่เป็นภาพสแกน ไฟล์งานเช่น Word Excel ไฟล์ภาพสี ไฟล์ multimedia เป็นต้น INFOMA Webserve จึงเป็นมากกว่าระบบ Imaging ทั่วไป นอกจากเอกสารที่โอนมาจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิสก์แล้ว หน่วยงานอาจใช้เก็บเอกสารนโยบาย คำสั่ง ระเบียบ อกสารที่มีการใช้งานร่วมกันในหลายหน่วยงาน หรือเอกสารที่จะเป็น knowledge หรือ resource ของหน่วยงานได้ การใช้ระบบจัดการเอกสารเช่นนี้ ก็ช่วยลดปริมาณการทำสำเนาเอกสารไว้ใช้ในหน่วยงานได้เช่นกัน ทั้งยังสามารถค้นหาได้รวดเร็วจากรายละเอียดต่างๆที่ผู้จัดเอกสารเก็บได้บันทึกข้อมูลไว้

ด้วยทัศนะและมุมมองที่แตกต่าง ทำให้บริษัท Excel Link สามารถพัฒนาระบบงานอื่นๆเพื่อบริหาร information ขององค์กร นอกจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ INFOMA WebFlow และระบบจัดเก็บเอกสาร INFOMA WebServe แล้ว บริษัทยังได้พัฒนาระบบงานเพื่อบริหาร information อื่นขององค์กรอีกด้วย คือ ระบบข่าวประชาสัมพันธ์ ระบบหนังสือเวียน และระบบห้องสมุด

จากประสบการณ์กว่า 10 ปีในการจัดการบริหารงานเอกสาร ทำให้ระบบ INFOMA สามารถบริหารงานเอกสารได้ครบวงจร

article 1 | article 2 | article 3 | article 4